Cómo elegir un buen local para tu evento de speed dating
El local que elijas para tu evento de speed dating determinará tu éxito, así que debes acertar. Con los años he aprendido a reconocer un buen local, así que espero que puedas aprender de mis errores y elegir el sitio adecuado a la primera.
Al seleccionar locales, hay varios factores que debes tener en cuenta, y todos deben combinarse para que el lugar elegido ofrezca un equilibrio entre resultar atractivo para tus potenciales clientes y ser un espacio idóneo para un evento de speed dating.
¿Quién es tu público objetivo?
El primer factor a considerar es el público objetivo de tu evento. Si tienes previsto organizar un evento para personas de entre 30 y 40 años que viven en una ciudad animada, tendrás que encontrar un sitio donde este perfil demográfico se sienta cómodo y a gusto. Por ejemplo, los jóvenes profesionales de éxito suelen preferir bares con una decoración más cuidada antes que pubs tradicionales o bares de barrio, así que busca un local que tu público objetivo ya frecuente.
Un público de más edad podría sentirse como en casa en un ambiente más acogedor y tradicional, como un restaurante, un bar de vinos o un club privado. Es importante elegir un lugar que tu público objetivo ya frecuente o que frecuentaría si lo conociera. Los precios que cobra el local también importan, así que tenlo en cuenta. Los bares y locales tienen su propio público objetivo, así que busca un lugar cuyo perfil encaje bien con el que tú quieres captar.
Independientemente del tipo de local que elijas, querrás un sitio bien gestionado, con una decoración e instalaciones de un nivel razonable. El tipo de lugar que escojas dice mucho de ti como organizador. Consejo clave: siempre recomendamos revisar los aseos, tanto el de hombres como el de mujeres. Es un excelente indicador general de cualquier establecimiento.
Si estás pensando en organizar tu evento en un local que no sea de hostelería, es posible, pero tendrás que estudiar requisitos como llevar tú mismo los refrescos y las instalaciones básicas.
¿Qué buscas en cuanto a ubicación?
Llegar al lugar elegido debe ser fácil. Si estás en una ciudad, querrás que tu local esté a un corto y seguro paseo de una estación de transporte público bien comunicada y accesible para personas que vengan de un radio amplio. Si estás en el campo, conviene que el local esté junto a una carretera principal con aparcamiento bien iluminado y de fácil acceso cerca. Debes tener en cuenta que la mayoría de las personas llegará a tu local sola y de noche, así que necesitan sentirse seguras al marcharse.
Cuanto más fácil sea llegar a tu local, mayor será su atractivo.
Búsqueda de locales
Si no conoces bien tu zona objetivo, nada supera a recorrer las calles en persona. Pasea por la zona de ocio nocturno una noche más tranquila de la semana, pero cuando todos los locales estén abiertos. Visita varios locales en persona y, en la mayoría de los casos, encontrarás alguno que funcione bien: a menudo descubrirás sitios que no están listados online o que no publicitan tener espacios privados disponibles para alquilar.
Por supuesto, vale la pena usar Google Maps para crear una lista previa. Usar términos como “Bares en X” en el buscador de mapas destacará los locales y te dará una lista inicial inmediata. También pueden resultarte útiles los sitios web de búsqueda de locales y listados de eventos, aunque es aconsejable no acercarte al mismo local que utilice un evento de speed dating de la competencia, ya que querrás diferenciar tu evento de cualquier competidor.
Encontrar el espacio adecuado para el evento
El primer factor que debe orientar tu lista de locales preseleccionados son tus necesidades de espacio y mobiliario. El local ideal para speed dating ofrecería mesas individuales para dos personas para cada pareja en tu evento. En la práctica, es muy difícil encontrar un local perfecto, por lo que a menudo habrá que hacer concesiones. Por ejemplo, si un local ofrece algunas mesas para 2 y otras más grandes para 4 o 6, es aceptable sentar a 2 parejas en las mesas más grandes. Lo fundamental es encontrar un sitio que pueda acomodar a todos en parejas sin estar demasiado apretados, sin techos bajos que puedan afectar a la acústica.
Idealmente, tu local tendrá fácil acceso a una barra para tomar algo y sus propios aseos a mano. Buscas un sitio con suficiente espacio para que las parejas no estén demasiado cerca entre sí mientras tienen sus citas.
Cuando un local es demasiado pequeño y estrecho, la gente se ve obligada a hablar alto para hacerse escuchar. Esto puede generar rápidamente un efecto multiplicador, creando un ambiente muy ruidoso y, por tanto, desagradable para tus clientes.
Sin embargo, recuerda el principio de Ricitos de Oro: un espacio demasiado grande puede hacer que tu evento se diluya. Busca algo en su justa medida. Necesitas sentar a todos con comodidad dejando espacio suficiente para moverse entre las mesas.
Si pudiera elegir una cantidad óptima de espacio por pareja, serían aproximadamente 4 metros cuadrados, es decir, un espacio de 2 m × 2 m por pareja. Por lo tanto, si quieres acomodar a 20 personas, buscas un espacio de aproximadamente 40 metros cuadrados como regla general. Unos metros cuadrados de más o de menos no marcarán gran diferencia. Google te indicará cómo calcular los metros cuadrados aproximados de cualquier sala.
Lo ideal sería elegir un espacio formado por una única zona en lugar de varios espacios interconectados.
El speed dating no debería ser un deporte para espectadores, así que busca un local con una zona privada que se pueda separar del resto del público o, mejor aún, un espacio privado que puedas alquilar para tu evento. La mayoría de los clientes no querrá ser observada y algunos se negarán a participar si lo son.
Negociación y reserva del local
Una vez que hayas encontrado lo que crees que es el lugar perfecto para tu evento, llega la parte complicada. El éxito global y la rentabilidad de tu evento dependen de que llegues a un buen acuerdo con el local.
La mejor forma de negociar con propietarios y gestores de locales es cara a cara. Concerta una reunión en el local para hablar de lo que pretendes hacer en su espacio y para quién. Cuéntales el número de personas que tienes previsto atraer a tu evento.
Las condiciones que te ofrezcan dependerán en gran medida del día y la hora a los que pienses organizar tu evento. Si eliges una tarde de fin de semana concurrida, podrías encontrarte con una tarifa de alquiler o un gasto mínimo requerido, o quizás ambos. El gasto mínimo es una cantidad fija que los locales quieren que se consuma en la barra a cambio de darte acceso exclusivo al espacio.
Para valorar la viabilidad de un gasto mínimo, divide esta cantidad entre el número de personas que esperas atraer a tu evento, lo que te dará una cifra por persona.
Gasto mínimo / número de asistentes = gasto requerido por persona
A continuación, fíjate en el precio aproximado de las bebidas en el local y divide el gasto por persona entre el coste de cada consumición, lo que te dará el número de consumiciones necesarias por persona. Luego debes decidir si es probable que tu grupo beba tanto antes, durante y después de tu evento. Es importante señalar que, de media, la gente bebe menos de lo que podrías pensar.
Si el grupo no alcanza ese gasto, tú como organizador serás responsable de pagar la diferencia, así que ten mucho cuidado al acordar estas condiciones. Comprometerte con el gasto equivocado puede resultar muy costoso.
En un mundo ideal, querrás llegar a un acuerdo que beneficie tanto a ti como organizador como al local, sin tarifa de alquiler ni gasto mínimo. El acuerdo que buscas debe ser una colaboración y, si se entiende como tal, tendrás más posibilidades de conseguir un buen trato.
Trabaja con el gestor del local para descubrir en qué noches de la semana quieren mejorar su afluencia y quizás descubras que están muy dispuestos a colaborar contigo. La clave de esta colaboración es trabajar estrechamente con el local, mantener un contacto regular sobre el número de reservas y el marketing que estás llevando a cabo.
Los mejores locales quieren tener el speed dating como parte habitual de su calendario de eventos. Mencionarán el evento a sus clientes habituales, permitirán poner flyers y carteles, y también hablarán de tu evento en sus redes sociales y boletines por correo electrónico. Una colaboración con el local en las condiciones adecuadas será estupenda para tus eventos.
Encontrar un local no es fácil, pero cuando por fin encuentres el sitio adecuado, y lo encontrarás, es la base de un gran evento. Te deseamos la mejor de las suertes. Hay muchos locales estupendos ahí fuera si sabes cómo encontrarlos.