Comment choisir un excellent lieu pour un speed dating

Le lieu que vous choisirez pour votre speed dating fera le succès ou l’échec de votre soirée, alors il faut bien le choisir. Au fil des années, j’ai appris à reconnaître un bon endroit — j’espère que mes erreurs vous éviteront les vôtres.

Plusieurs critères entrent en jeu, et tous doivent converger pour que votre lieu attire votre client cible tout en se prêtant bien à un speed dating.

Quel est votre marché ?

Le premier facteur à considérer est la cible de votre événement. Si vous organisez une soirée pour les trentenaires d’une grande ville, il vous faut un endroit où ce public se sent à l’aise. Les jeunes actifs urbains, par exemple, préfèrent en général les bars au décor soigné plutôt que les pubs traditionnels ou les bars sans prétention. Choisissez un lieu que votre cible fréquente déjà.

Un public plus mûr se sentira souvent mieux dans un cadre plus chaleureux et plus traditionnel : un restaurant, un bar à vins, ou un club privé. L’important est de choisir un lieu que votre cible fréquente déjà — ou qu’elle fréquenterait si elle le connaissait. La gamme de prix du lieu compte, gardez-le en tête. Les bars et restaurants ont eux aussi un public cible, trouvez celui dont le marché correspond au vôtre.

Quel que soit le style retenu, optez pour un établissement bien tenu, avec un niveau correct de décor et d’équipements. Le type d’endroit choisi rejaillit sur vous en tant qu’organisateur. Conseil de pro : vérifiez toujours les toilettes, hommes et femmes. C’est un excellent baromètre de la qualité d’un établissement.

Si vous envisagez un lieu non-hôtelier, c’est tout à fait possible, mais vous devrez gérer vous-même les boissons et le niveau de confort de vos participants.

Que cherchez-vous comme emplacement ?

L’accès à votre lieu doit être facile. En ville, visez un endroit à courte distance, à pied, d’une gare ou d’un arrêt bien desservi, accessible depuis un large bassin de population. En zone rurale, le mieux est un lieu situé à proximité d’une route principale, avec un parking proche, éclairé et facilement accessible. La majorité des participants arriveront seuls et le soir : ils doivent se sentir en sécurité pour repartir.

Plus votre lieu est facile d’accès, plus large sera son public.

La recherche de lieux

Si vous ne connaissez pas bien votre zone cible, rien ne vaut le terrain. Parcourez le quartier des bars un soir plus calme de la semaine, quand tout est ouvert. Visitez plusieurs établissements en personne : dans la plupart des cas, vous trouverez quelque chose qui fonctionne — souvent des lieux qui n’apparaissent pas en ligne ou qui ne mettent pas en avant leurs espaces privatisables.

Il est aussi utile de constituer une short-list à l’avance avec Google Maps. Tapez « Bars à X » dans la barre de recherche pour obtenir une liste immédiate. Les sites de référencement de lieux et plateformes événementielles peuvent être utiles, mais évitez d’approcher un lieu déjà utilisé par un speed dating concurrent — vous voudrez vous différencier.

Trouver le bon espace

Le premier critère pour votre short-list, c’est l’espace et le mobilier. L’idéal est d’avoir des tables individuelles pour deux, une par couple. En pratique, ce n’est pas toujours possible, et il faut composer. Si le lieu offre quelques tables de 2 et quelques tables plus grandes pour 4 ou 6, vous pouvez installer deux couples à une grande table. L’essentiel : pouvoir installer tout le monde en duos, sans que ce soit trop à l’étroit, et sans plafonds trop bas qui plombent l’acoustique.

Idéalement, votre lieu offrira un accès facile au bar et des sanitaires à proximité. Vous cherchez un endroit raisonnablement spacieux, où les couples ne sont pas trop collés les uns aux autres pendant leurs rendez-vous.

Quand un lieu est trop petit, les gens parlent plus fort pour se faire entendre. L’effet boule de neige est rapide : la salle devient bruyante, l’expérience désagréable.

Mais souvenez-vous de Boucle d’Or : trop grand, votre événement risque de se perdre. Visez l’équilibre. Tout le monde doit pouvoir s’asseoir confortablement, avec assez d’espace pour circuler entre les tables.

Si je devais donner une règle, je dirais environ 4 m² par couple, soit un espace de 2 m × 2 m. Pour 20 personnes, comptez donc environ 40 m² (ou 430 sqft). Quelques mètres carrés en plus ou en moins ne changent pas grand-chose. Google vous expliquera comment estimer rapidement la surface d’une pièce.

L’idéal est un espace d’un seul tenant plutôt qu’une succession de pièces interconnectées.

Le speed dating ne devrait pas être un sport de spectateurs : cherchez une zone privée qui peut être isolée de la salle principale, ou mieux, un espace privatisable. La plupart des participants n’aiment pas être observés ; certains refuseront même de jouer le jeu s’ils le sont.

Négociation et réservation

Une fois le lieu parfait identifié, place à la partie délicate : la réussite et la rentabilité de votre soirée dépendent largement de l’accord trouvé avec le lieu.

La meilleure façon de négocier avec les responsables, c’est en face à face. Organisez un rendez-vous sur place pour exposer votre projet et votre public cible. Indiquez le nombre de participants visé.

Les conditions proposées dépendront beaucoup du jour et de l’horaire choisis. Un samedi soir, attendez-vous à un forfait de privatisation ou à un minimum de consommation — voire les deux. Le minimum de consommation est un montant garanti au bar en échange de l’accès exclusif à l’espace.

Pour vérifier la viabilité d’un minimum de consommation, divisez ce montant par le nombre de participants attendus pour obtenir un montant par tête.

Minimum de consommation / nombre d’invités = dépense requise par personne

Comparez ensuite ce chiffre au prix moyen d’une consommation au bar : vous obtenez le nombre de verres à atteindre par personne. À vous de juger si votre groupe consommera autant avant, pendant et après l’événement. Notez bien qu’en moyenne, les gens boivent moins qu’on ne le pense.

Si le groupe n’atteint pas le minimum, c’est vous, en tant qu’organisateur, qui paierez la différence — la prudence s’impose. Un mauvais accord peut coûter cher.

L’idéal est de trouver un arrangement gagnant-gagnant, sans forfait ni minimum. L’accord recherché est un véritable partenariat ; présenté comme tel, vous aurez plus de chances d’aboutir.

Travaillez avec le ou la responsable pour identifier les soirs où l’établissement cherche à booster son activité : vous découvrirez parfois qu’il est très demandeur. La clé de ce partenariat : rester en contact régulier sur vos chiffres de réservation et vos actions de promotion.

Les meilleurs lieux veulent intégrer le speed dating à leur calendrier régulier. Ils en parleront à leurs habitués, accepteront vos flyers et affiches, et relaieront votre événement sur leurs réseaux et newsletters. Un bon partenariat fait la différence.

La recherche d’un lieu n’est pas simple, mais quand vous tomberez sur le bon — et vous tomberez dessus —, vous tiendrez les fondations d’un excellent événement. Bonne chance ! Les bons lieux existent, il suffit de savoir les dénicher.